皆様、こんにちは。

中小企業の輝く未来を支援するナビゲーター、株式会社ティー・エー・リンクの田中です。

今日のブログでは「会議」について僕なりの考えをお伝えをさせていただきます 。

目次

経営者にとって会議は「振り返りの機会」として重要
会議のポイント2つ
終わりの時間を決める
結論が出ない時は切る

経営者にとって会議は「振り返りの機会」として重要

皆様は会議というと、どんなイメージを持ってらっしゃるでしょうか。
僕は会議というものは非常に重要な役割を果たすものだと思っております。

「会議なんて、そんなもんやっても生産性上がらないんだからやっても意味ないでしょ」と思われてる方も、もしかしたらこのブログをお読みいただいている方の中にもいらっしゃるかもしれませんね。

確かに生産性が上がらないということはやりたくはないですよね。
じゃあ果たして会議というものは「本当に生産性が上がらないものなのかどうか」

私は会議をするということは生産性が上がる上がらないという話ではなくて、会社経営をする上で非常に必要なこと、仕事をする上で重要なことだと思っているんですね。

じゃあ何で重要なのか。
　会議をしないと自分の一日の活動であったり、1週間1ヶ月の活動だったりを振り返る機会というのはないですよね。
　その会議の時間を設定しないと日々のお仕事に忙殺されてしまいますし、行動を振り返る時間がちゃんと設定されていないと、なかなか振り返る機会を持ちづらくなります。

会議があることによって行動について振り返りをして、何が悪かったのかを検証し、改善に繋げる為のアクションもその場の中で考えることができる。
PDCAサイクルをしっかり循環させることができます。

これはやっぱり仕事をする上で、経営をする上で僕はすごく重要なことだと思っているんです。

じゃあ会議の質を高めるためにはどうしたらいいのか、報告してはいシャンシャンと終わる会議だったらやる必要はありません。

会議という場を重要なものにする、質の高いものにするためにはどうしたらいいのか？

私なりに考える会議の質を高めるポイントを二つご紹介します。

【効率的な会議のポイント①】終わりの時間を決める

終わりの時間を決めてないとどうしても会議の時間というのは長くなります。
僕も色々経験したことがあります。
終わりの時間が設定されてないから延々と行う会議ですね。

私だけかもしれないですが、長い時間集中力を保ち続けるというのは難しくないでしょうか？
ちゃんと終わりの時間をきちんと決めて、その時間に集中する。
集中してお互いに意見を述べ合う。

もちろん自分も発言し、参加者みんなが話せるように会議に集中して参加をするということが大事なことだと思います。
時間が決まってればこの時間に集中すればいいんだと分かるので、その時間に全力を傾けることができますよね。
それがないとどれだけ自分の力をペース配分しないといけないのか分からないので、ゴールまでの時間を決めるということが必要になってくるわけですね。

【効率的な会議のポイント②】結論が出なかったら切る

会議ではどうしてもその場その場で結論を出してしまおうとしがちです。
もちろん、結論が出るんだったらそれに越したことはないんですけども、お互いに意見を出し合ってなかなか決まらないということもあります。

決まらないとどうしてもそれを決めようとすると、どうも会議の時間が長くなってしまう。
1つ目のポイントでもお話したように、集中力が続かないんですよね。
集中力が続かない会議で結論が出るということは、あまり僕は経験したことがありません。

だからそのテーマについて語る時間を「今回は30分間ね」とか「何時何分までね」とか決めておく。その時間の中でもし結論が出ないんだったら、宿題にして後で参加メンバーに報告してもらう。

そういう風にしてもらう必要があるのかなと思います。

どうしてもその場で結論を出さなければいけない。
その日その時間に結論を出さなければいけないということでは、仕方がないかもしれませんがあまりそういうことってないと思うんですよね。

一週間前に決まってればとか、3日前に決まってればどかいうのがほとんどだと思います。
だったらその場でなるべく結論を出すようには頑張るんだけれども、どうしても出なかった時には宿題にしていただくのが質の高い会議を行う秘訣になるんじゃないかなと私は思っています。

ということでいかがでしたでしょうか。

皆様にはお伝えしたこの2点を会社の中では行えていますでしょうか。

もし会議の質が下がっちゃってるなという風に思っている方は、
①終わりの時間を決める
②結論が出なかったら切る、宿題にして後で報告してもらうようにする
そんなことに取り組んでいただければいいのかなと思います。

ぜひ皆様のお仕事の中で活かしてみて欲しいということで、今日は会議についてお伝えさせていただきました。