皆様、こんにちは。

中小企業の輝く未来を支援するナビゲーター、株式会社ティー・エー・リンクの田中です。

今日は最近私が取り組んでいる「スケジュール管理の方法」についてお伝えします。

この管理方法を実践することによって、精神的にも肉体的にも非常にゆとりを持ちながら仕事をすることができるようになってきたので、もし皆様のお役に立つようでしたら是非取り組んでいただければ嬉しいです。

さて皆様は、スケジュール管理をいつもどのようにされていますでしょうか？

手帳を使っている方や Google のカレンダーを使っている方、独自に社内でシステムを構築してその中でスケジュールの管理をされている方、様々かと思います。

「そこにどう予定を組み込んでいくか」が今日お伝えさせていただきたいポイントです。

毎日予定が4件とか5件とか6件・・入ってしまっている方もこのブログをご覧頂いている方の中にはもしかしたらいらっしゃるかもしれません。

私も以前はそんな感じでした。

もちろん今でも予定は一日4～6件とあることはあるんですが、

以前と比べると、新しい管理法に切り替えてから精神的なゆとりが全然違うんですね。

少し脱線しますが、一番ひどかったのが一日に12件の予定を入れた時。

朝から晩までオンラインミーティングが続き、夜に１件リアルでお会いさせていただくお客様がいる、とそんな感じで一日に12、3件ぐらいの予定が入ってました。

その時は一日終わりにはヘトヘトで、翌日まで疲れが残ってしまって大変な目にあったことがありました。

その時からこういう思いは二度としたくないと思い、

翌日に影響が残るぐらいスケジュールをパンパンにして仕事をするということはもうやめようということで試案をした結果、

今のスケジュールの立て方・管理の仕方にたどり着きました。

取り組み前と、取り組み後で何が違っているのか。

結論から申し上げますと、

「準備の時間をしっかりスケジュールの中に組み込む」ようにしたんです。

こちらがある一週間の私のスケジュール表になります。

個別の名前が入ったりしてるのでそこはグレーにしておりますが、青色とか緑色とかでちょっと色分けされてますよね。私は Google のカレンダーを使ってスケジュール管理をしていまして、以前は青色のスケジュールばっかりだったんです。

青色は私の中ではどういう定義かと言うと、「お客様とお会いさせていただく日程」。実は緑色もお客様とお会いさせていただく予定なんですが、何が違うかと言うと緑色は「レギュラーの予定」になります。毎月MAS監査でお会いするお客様の日程が緑色、それ以外の用事でお客様とお会いする時は青色になっています。

見ていただきますと、先程もお伝えさせていただいた通り一日4件～5件ぐらい青色や黄色や赤色が入っていますよね。

緑色と青色は先程お伝えした通りの定義ですが、黄色は何かと言うと「準備の時間」になります。

訪問やお客様とお会いする予定はだいたい一日2件、多くて3件です。

その合間の時間の中で、翌週に訪問するお客様の準備の時間を2時間ぐらい設けたり、MAS監査で訪問したお客様の議事録を作成する時間を1時間ぐらい取ったり。

準備や訪問後の作業時間を必ず黄色にしてスケジュールを組むようにしました。

冒頭にお伝えした通り、当初はスケジュールが青と緑ばっかりだったんですね。

作業時間はとりあえず隙間にやればいいや、という感じでスケジュール組をしてたので、

隙間があるからどうしてもお客様との予定を一日4件とか5件も入れてしまっていました。

特に最近はオンラインになって移動がないので、隙間にバンバン入れられるんですね。

そうなると10件とか12件とか平気で予定に入っちゃうわけです。

それで大変な思いをしてしまったものですから、オンラインでもMAS監査でもMAS監査以外の予定でお客様とお会いするということでも大体一日2件から3件と決めています。

もちろん隙間の時間が発生しますので、その時間で準備、事後作業の予定を組むようにしています。

また、毎週金曜日の午後の時間、今週は夕方の時間ですけれども赤色のスケジュールを組んでおります。

これは何かというと「プレジデントタイム」に充てています。

毎週金曜日の午後少なくとも2時間、できれば3時間は時間をとって、経営者としての時間を確保するようにしています。

社員としては私ともう一人で運営しています。

業務委託の方が何人かお仕事を手伝って頂いていますが、正社員という形ではまだ少数なので、やっぱりお客様と直接お会いすることは率先してやっていかなければいけませんし、経理業務とか雑務等含めて全部手を動かさなければいけないわけです。

そうすると、どうしても経営者としての時間、経営者としての仕事をする時間というのがなくなってしまうんですね。

それではいけないと思って、金曜日の午後にお客様とお会いする予定を隙間時間には入れず、なるべく3時間くらい時間を取って、今週一週間の振り返りであったり、来週以降また来月やその先を見据えてどういう風にしていこうかと考える、そんな時間を確保しております。

準備の時間とか経営者としての時間を確保することによって、精神的な余裕が生まれてきました。突発的な仕事が発生しても時間にゆとりをもたせているおかげで、結構柔軟に対応できるようになってきます。

忙しいというのは漢字を見ると心を亡くすと書きますよね。

まさに以前の私の状況がそうでした。

オンライン会議を一日12件入れるというのは本当に心をなくしていましたし、肉体的にぐったりでした。

でも、準備はもちろん経営者としての時間も全てのタスクを予定に入れることにしました。空いた時間でやるのではなくて前々からスケジュールに確保するということです。

そうすることによって、確かに一日のスケジュールがパンパンに入ってるかもしれませんが、自分の中で取り決めをしてスケジュールを組んでますので、心にゆとりと余裕が生まれて、何か突発的なことがあっても臨機応変に対応できるようになりました。

準備の時間、事務作業の時間はしっかりそのことだけに集中してやることができるという環境を創りだせています。

これが私のスケジュール管理の方法です。

ご覧いただいたとおり予定自体は準備の時間も含めて一日に何件も予定も入っているわけですが、精神的にも肉体的にも非常にゆとりを持ちながら仕事をすることができていると感じています。

ということで今日は、私が取り組んでいるスケジュール管理の方法をお伝えさせていただきました。

簡単にできますのでぜひ今忙しいなと感じている方は実践をしてみていただければと思います。