事業再構築補助金の公募も第8回です。

「提出書類の不備はもうコリゴリ……今度こそ申請を通したい。」とおっしゃる事業者様も珍しくありません。

しかしながら、事業再構築補助金は通して一安心。ではありません。

あまり触れられていませんが、採択後の準備に手間取る方も多いのです。

今回は、

・事業再構築補助金、採択後の準備

・採択後の流れ

・提出書類

をご紹介します。

・採択後はどういう流れで補助金がもらえる？

・何を用意すればよい？

・準備で注意すべき点

など、採択後の準備で気をつけたいポイントもお伝えしますので、きちんと補助金がもらえる体制を整えることができるでしょう。

今後補助金の応募を考えていらっしゃる方にも、事前にお読みいただければ幸いです。

事業再構築補助金採択後の基本的な流れ

事業再構築補助金の採択後は大まかに3つに分かれ、事業開始前、事業実施期間中、事業終了後とそれぞれ必要な手続き・審査が異なります。

また、よくある勘違いとして、下記２点が応募者・採択者に見受けられます。

「補助金の入金は事業開始前」

「採択後はすぐに事業が始められる」

事業再構築補助金の場合、補助金額の入金は補助金金額が確定した後。補助金が確定するタイミングは、事業の終わりに提出する実績報告書の審査を経た後なので、補助金入金までの資金繰りには注意が必要です。
事業開始すぐに資金が振り込まれるわけではないことに注意しましょう。

加えて、補助金に採択されたらすぐに事業が始められるわけでもありません。

提出された交付申請書をもとに審査が行われ、審査通過後に交付決定通知を受け取ったのちに、事業をスタートできるようになります。

事業報告書以外にも各段階で抑えるべきポイントや提出すべき書類が異なるため、順に追ってそれぞれ説明していきます。

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交付申請に必要な書類【事業再構築補助金採択後の流れ①】

交付申請書とは、事業再構築補助金の交付を申請するために採択後に改めて提出する書類です。
補助事業の経費などが補助金の対象経費として適切かを、補助金事務局が精査するため、事業主は必ず交付申請書を提出しなければなりません。

交付申請をするために必要な書類は下記2つとなります。

・「交付申請書別紙1」

・「見積依頼書」「見積書」

ちなみに、補助金申請時に下記の書類などを提出していない企業もいるでしょう。

・「履歴事項全部証明書」

・「確定申告書」

・「決算書」

・「青色申告書」「白色申告書」

決算書は補助金申請時に添付して出したという方がほとんどと思いますが、事業再構築補助金の採択を待っている間に決算が完了した場合もあります。

その場合、新たに出来上がった決算書を交付申請の際に追加で添付して提出します。

「交付申請書別紙1」に詳細を書こう

「J-grants」とはデジタル庁が運営する補助金の電子申請システムであり、様々な行政サービスへアクセスできる「GビズID」を発行しています。
事業再構築補助金では「GビズIDプライムアカウント」の取得が条件となっているため、取得済みの方も多いでしょう。

「交付申請書別紙1」は「J-grants」からダウンロードして入手が可能です。
Excelのファイル形式になっており、必要な情報を入力します。

気をつける必要がある「見積依頼書」「見積書」

「見積依頼書」と「見積書」につきまして、下記の7点を注意しましょう。

・見積依頼書と見積書の2つが必要

・事業要件によっては複数の相見積書が必要

・最低価格を選択しているか、していない場合は理由書をきちんと書く

・見積書と相見積書の要件・仕様は同一条件にする

・補助対象の項目は細かく書く

・見積書の有効期限を注意する

・補助対象外経費が見積書に含まれる場合は、補助対象外項目はどれか明記する

それぞれ順に説明して参ります。

【交付申請の準備注意点１】見積依頼書と見積書の用意

まず見積依頼書と見積書の2つの書類が必要です。

見積依頼書とは、補助事業者から発注を依頼する会社に向けて見積もりを依頼する文書です。
普段の企業間の依頼・発注では口約束で「見積書を書いてください」とお願いする場合もありますが、補助金の申請においては見積もりの依頼も書類の形式で残す必要があります。

例えば建物を建てる補助事業のために施工事業者へ工事を発注する場合、
補助事業者と施工事業者との間で「見積もりを依頼する」ことを伝える見積依頼書を発行します。
見積もり依頼書を施工事業者が受けとったのち、補助事業者へ見積書が送付されます。　

事業再構築補助金のホームページの採択された方向けのページの中に、「参考様式6」が用意されています。
「参考様式６」をダウンロードして施工事業者へ送った上で、見積書を提出してもらうようにしましょう。

【交付申請の準備注意点2】条件によって提出すべき相見積書の数が異なる

「見積もり税別50万円」を基準として、用意すべき見積書の枚数が異なります。おおよそ以下の2パターンほどに分かれます。

①見積もり金額が税別50万円以上・以下

1件あたりの金額が税別50万円未満の場合は一者の見積で問題ありません。しかし、1件あたりの見積が50万円以上になる場合は相見積書が必要です。

②中古品を購入する場合

中古品を購入して事業を行う場合は本見積書と相見積書2つの合計3つの見積書を準備します。

1件ごとのお見積もり金額をみていくつ見積書を準備すべきか確認しましょう。

【交付申請の準備注意点３】最低価格を選択していない場合、理由書が必要

補助事業者は相見積書を提出した上で、その中から最低価格を選ぶ必要があります。

相見積書が取得できなかったり、相見積書を選んだ上で最低価格以外のものを選んだりした場合、対象の業者を選んだ理由を説明する必要があります。

事業再構築補助金に採択された方向けのホームページの中から取得できる「参考様式7」に説明を書いて提出しましょう。

選定した説明が無い、または相見積書が取れない場合は、交付申請の次の段階に進められないため、ステップを飛ばさずにしっかり準備しましょう。

【交付申請の準備注意点４】見積書と相見積書の要件・仕様は同一条件にする

本見積書と相見積書では、要件や仕様を細かく書く必要があり、同一条件、同一名称が原則となります。

例えば、機械装置を入れる場合は本見積もりと相見積もりで同じ項目名称とし、機械装置の型番を入れるなどの記載が必要です。

本見積書の内容としっかり書かれているにもかかわらず、相見積書の記載が本見積書の内容よりも薄かったり、
項目の名称がそれぞれ不一致の場合、再提出や追加書類を求められる恐れがありますので注意しましょう。

【交付申請の準備注意点5】補助対象の項目は細かく書く

補助対象となる項目はできるだけ詳細に書きましょう。

特に建築関係の見積書の場合は、諸経費とか現場管理費などの項目があるでしょう。

その場合、「諸経費」とか「現場管理費」など曖昧な名称を記載するのではなく、「何のための費用でいくらか」と細かく具体的に書きましょう。

補助対象であるにもかかわらず、対象の項目を書かかずに曖昧な表記なままだと補助金事務局から対象経費として認められません。

【交付申請の準備注意点６】見積書の有効期限に注意する

交付申請日に有効な見積書が必要です。
見積書の有効期限が切れてしまうと書類として認められませんので注意しましょう。

【交付申請の準備注意点7】補助対象外経費が見積書に含まれる場合は、補助対象外項目はどれか明記する

もし見積書の中に事業再構築補助金に申請しない補助対象外経費がある場合、見積書のコメント欄に「この項目は補助対象外経費です」と明記する必要があります。

記載を忘れた場合は、補助金事務局から再提出を求められるので、コメントは忘れずに記載しましょう。

【事業再構築補助金採択後の流れ②】交付申請書に必要となるその他の書類について

交付申請書や見積書、相見積書の他に、事業内容によっては追加の書類が必要となります。

・追加で必要な書類①：建物の補助事業を行う場合
・追加で必要な書類②：技術導入費・専門家経費・クラウドサービス利用費・外注費・知的財産権等関連経費などで申請する場合
・追加で必要な書類③：事前着手承認のお知らせデータ

追加で必要な書類①：建物の補助事業を行う場合

建物の補助事業を行う場合、新築工事では設計書、改修工事の場合では見取り図が必要です。

機械装置の購入やシステム構築を行う場合は依頼先の企業のパンフレットが必要になります。
例えば、機械装置のパンフレットやシステム構築を担当する企業の価格表が該当します。
機械装置を海外から購入する場合は、換算時に用いたレート表も提出が求められます。

追加で必要な書類②：技術導入費・専門家経費・クラウドサービス利用費・外注費・知的財産権等関連経費などで申請する場合

技術導入費や専門家経費・クラウドサービス利用費・外注費・知的財産権等関連経費などの項目で事業再構築補助金を採択された方は「交付申請書別紙2」が必要になります。

用紙は事業再構築補助金のホームページからダウンロード可能です。

追加で必要な書類③：事前着手承認のお知らせデータ

事前着手承認を受けた企業の場合、作成日が確認できる通知文書の提出が必要となります。

事前着手承認とは？事業開始前でも補助対象経費になる可能性がある

事前着手承認とは補助金の交付決定前でも、事務局から事前着手定められた日付以降にかかった必要な経費を補助対象経費にできる特例措置です。

事業再構築補助金では、基本的に交付決定通知を受けてから事業を開始する順序となります。
しかし、事務局へ事前着手を申請し認証を受けられれば、交付決定がされる前でも特定の日付以降で使用した経費を補助金対象とすることができます。

下記のタイムラインは第3回~第5回の公募を参考に、おおよその流れを示しました。

早めに事業を始めたい事業者、また、これから交付申請を行う方は事前着手承認を受けておくと良いでしょう。

公募回数によって、対象となる日付や第6回以降の事前着手申請が異なるため、事業再構築補助金の公募要領をご確認ください。

申請のリスクとして、事前着手承認は採択を確定するものではありませんので、補助金が不採択になった場合は、自腹で全て支払わなければなりません。

また、交付申請を経て補助金の交付決定を受けた後も、申請した経費のうち不採用になるケースもあります。
加えて、採択申請の時には問題なくとも交付決定時に経費として認められないこともあるでしょう。
事前承認を受けたら必ずしも事業を進めなければいけないわけではありませんので、事前承認を受けるべきかはご自身の事業から判断しましょう。

以上が、事業開始前の流れとやるべきこと、注意点をご説明いたしました。

事業開始前から多くの手続きがあり、提出・記載漏れなく進めなければ採択されても事業を始められなくなってしまいます。
公募要領の記載を確認しながら、準備を進めていきましょう。

【事業再構築補助金採択後の流れ③】事業開始後から完了までに必要な準備

交付申請が完了し補助金の事務局から交付決定通知がきたのちに、事業を始めることができます。実際に事業を開始する中で注意すべきポイントや実績報告書を作成している中での注意ポイントをお伝えします。

・お金が足りなくなる！？資金繰りに気をつけよう

・協力してもらった事業者から金融機関に借入を行おう

・実績報告書に必要となる書類の準備をしよう

・建物建設・機械導入の場合は段階別に写真を撮っておこう

・事業で使用する物件は明確に区別しよう

・補助対象の費用の支払いは原則「銀行振り込み」

・経費配分によっては事前に事務局の承認が必要

・保険または共済への加入が必要か確認しよう

順に説明しましょう。

【事業開始から完了まで注意点①】お金が足りなくなる！？資金繰りに気をつける

補助金は先払が原則であり、事業にかかった支払いを先に行ったのちに、後から補助金の入金がなされます。

特に大きな機械装置や建物を建てる事業者は、一時的に大きな金額が会社から出ていくことになるでしょう。

補助事業実施中の先払い金額が大きい場合は金融機関から一時的に借り入れるなどして、資金繰りを担保しましょう。

【事業開始から完了まで注意点②】申請に協力してもらった金融機関に借入を行おう

3000万円以上の補助金を受給される予定の事業者は、補助金申請の際に金融機関に確認書類を書いていただいたことでしょう。

補助金採択後は資金の借入先として申請にご協力いただいた金融機関から融資を受けることが望ましいです。

金融機関側は確認書類を相談された時点で「うちの金融機関から借入をしてもらえる」と理解し、金融機関確認書類を書かれています。
借り入れの約束を反故にして他社の金融機関にお願いするのは、会社の信頼を失うことにもつながるため、よほどのことがない限り絶対にやめましょう。

【事業開始から完了まで注意点③】実績報告書に必要となる書類の準備をしよう

実績報告に必要となる書類をあらかじめ確認し、事業実施段階から揃えられるものから整えておきましょう。

実績報告書とは事業内容や結果を報告する書類であり、事業完了後に提出が必要となる書類です。

実績報告書を提出するタイミングで、必要な書類全てを一度に揃えてゆくのは大変です。詳しい詳細については実績報告書の章で解説いたしますが、報告書書類の準備がどれだけ大変かは、例えば、下記画像で示した項目をご覧になれば一目瞭然です。

報告時での作業を楽にするためにも、事業を始めた段階から資料の保存を念頭に置きましょう。

例えば

・見積書や請求書が届いた時点で提出準備を行う

・施工事業者さんからもらった書類や事業主から発行した書類を全て取り置く

など

あらかじめ書類を準備しておくことで実績報告するタイミングにすぐに提出でき、補助金入金の手続きをスムーズに終えることができるようになります。

【事業開始から完了まで注意点④】建物建設・機械導入の場合は段階別に写真を撮っておこう

特に建物の建設を補助金で申請された方は工事着工前・工事中・完成した段階でのそれぞれの現場の写真を撮っておきましょう。各段階とも同じアングルから撮るのがオススメです。

また、機械装置を導入された方は

・設置場所の写真

・機械が搬入されたときの写真

・機械の据え付けが終わったときの写真

の上記3点を同じアングルから撮影したものを用意しましょう。

機械装置の場合は型番などがわかる接写写真も準備していただくと良いでしょう。

【事業開始から完了まで注意点⑤】事業で使用する物件には明確に区別しよう

事業再構築補助金で取得した建物や機械は、他の事業用途では使えないことが前提です。

他の従業員にも周知するためにも、建物や機械に「事業再構築補助金の目的以外で使用しません」と周知するシールを貼りましょう。

シールの具体例は下記画像をご参照ください。

【事業開始から完了まで注意点⑥】補助対象の費用の支払いは原則「銀行振り込み」

補助対象になるものの支払い方法は原則銀行振込と定められています。
小切手での支払いや相殺払いも認められていません。

細かい備品や消耗品関係をクレジットカードで支払いをする場合は、必ず事務局に相談をしましょう。

事務局に相談後に許可がおりれば、クレジットカード払いが可能になります。

【事業開始から完了まで注意点⑦】経費配分によっては事前に事務局の承認が必要

補助金申請時に経費の項目や内容を提出したのちに、経費の配分や補助事業の内容を変更したい場合は必ず事務局に変更内容を相談しましょう。
また、基本的には補助事業の変更には変更届の提出が必要です。

事務局へ相談無しに事業を進めてしまうと、後から補助金の対象外として支給されない可能性があります。

変更を相談しなかったために補助金がその分もらえなかったということが起きないように、事務局には些細なことでも相談するようにしましょう。

【事業開始から完了まで注意点⑧】保険または共済への加入が必要か確認しよう

補助金の交付金額が1000万円を超える場合、補助事業によって建設した税別50万円以上の建物または設備を対象として、付帯割合を満たす保険または共済への加入が必要になります。一方で、システム・ソフトウェアなどのシステム構築費の場合は加入対象外となっています。

付保割合は中小企業の場合は30%以上、中堅企業だと40％以上がまかなわれている保険でなければなりません。対象物に保険がかかっていることが確認できれば、包括保険への加入も認められれています。

建物を建てた後は、基本的には火災保険などをかけられると思いますが、その際には付保割合に注意しましょう。

また、常勤従業員が5人以下のサービス業や20人以下の製造業などの小規模事業者の場合は、保険や共済に加入するかわりに事業継続計画を代替資料とすることができます。

保険加入の実績報告書と合わせて、契約書や証券などのコピーを合わせて提出必要があります。

保険に関する必要な資料の詳細は事業再構築補助金のホームページにも書かれているので、ぜひ公式の情報をご参照ください。

以上が補助事業を進める中での注意ポイントでした。

次に、実績報告書提出の際に気をつけるべき点を解説いたします。

【事業再構築補助金採択後の流れ④】実績報告書提出の際のポイント

事業再構築補助金では補助事業の完了に伴って、実績報告書を作成しなければいけません。補助事業最中にも書類の準備の大切さをご紹介しましたが、実績報告書提出の際に準備が役立つこととなります。

実績報告書を書く際にも細かく注意すべき点があるので、順をおって解説いたします。

・証拠書類は日付順に整合性が取れているか確認する

・証拠書類の右上には番号を記入する

・PDFファイル名はルール通りに記載する

証拠書類は日付順に整合性が取れているか確認する

事業最中に揃えた証拠書類が日付順に整合性がとれているかどうかを確認しましょう。

見積依頼書の発行日と見積書の発行日が前後していないか、発注日、契約日などそれぞれの書類の日付が前後していないか確認しましょう。

それぞれの証拠書類の区別をつける

見積依頼書や発注書、請求書など、全ての証拠書類の右上には経費の区分が分かるように番号を記載しましょう。

また、証拠書類ごとにPDFファイル化をする必要がありますが、各ＰＤＦファイルにつけるファイルの名前も定められたルールで名前をつけましょう。

実績報告書を作成する際に必要となる書類一覧

下記は実績報告書を作成する際に必要となる書類の一覧の一部例となります。

計上する経費によって、必要な書類が変わるため何か必要かをそれぞれチェックしながら実績報告書をまとめましょう。

【事業再構築補助金採択後の流れ⑤】報告提出後の実地検査で目視確認！

実績報告書を書き終えて提出が完了すると書類が審査され、必要に応じて実地検査が行われます。

実地検査では事務局の検査員の方が補助事業を行った場所に直接訪問し、証拠書類と取得した物件が合っているかどうかが確認されます。実際に事務局から事業が目視でも確認されることを覚えておきましょう。

以上、補助金入金までの流れとやるべきことをご説明しました。

補助金が入金されるまでに、取り組むべき手続きや集める書類が膨大なため、事業再構築補助金の手引きも確認しながら手続きを進めていきましょう。

また、一人で準備を進めるにはやるべきことも多すぎるので、書類を一緒に作成された認定支援機関の方にぜひご相談ください。また、ティー・エー・リンクでは補助金関係のご相談することも可能です。
認定支援機関と提携して書類作成のお手伝いもさせていただくこと可能ですので、お気軽にお声掛けください。

【事業再構築補助金採択後の流れ⑥】補助金入金後にやるべきこと

事業を無事に終え、実地検査を経て初めて補助金が入金された後も実はやるべきことが残っています。

実地検査後、補助金事務局から確認を得られて補助金の金額が確定され、確定通知書が送られてきます。

確定通知書が送られ次第、精算払請求書を提出し、承認されたら約一ヶ月ほどで入金がされます。

入金がなされてホッとするかもしれませんが、実はやるべきことはまだまだ続きます。

それぞれ解説いたしましょう。

【補助金入金後にやること①】事務局に提出した資料の保管

事業再構築補助金の申請にあたり事務局に提出した資料は必ず保管しましょう。

何かのタイミングで補助金事務局から求められるケースもゼロではあリません。

資料の保管期間は5年と定められおり、紙としてでなくともデータとしてPDFで保持することも良いでしょう。提出を紙で求められた際にはPDFを印刷して提出する対応が可能です。

万が一、何かのタイミングで求められたときに書類がスムーズに出てこなければ、補助金返還の催促を受けてしまうかもしれません。

【補助金入金後にやること②】建物・機械器具は5年間の管理が求められる

補助金で取得した財産、建物や機械類の処分や管理についても、ルールが定められています。

単価税別50万円以上の建物や機械装置等の財産は、事務局の承認を得なければ財産処分ができません。

やむを得ず処分をしなければならない場合は、処分の申請書である「様式第12-1 財産処分承認申請書」を事務局に提出し、事務局の承認後に処分可能となります。

こちらも事前の事務局の承認を得ずに処分した場合は、交付決定の取り消しの可能性があるため十分注意が必要です。

【補助金入金後にやること③】補助事業の終了後5年間は報告書類を毎年書く必要がある

補助事業が終了したあとの5年間は、事業でどれだけの成果が出たか、報告する必要があります。

事務局に年ごとの成果、取り組みの結果と売上などを報告書類にまとめて事務局に忘れず提出しましょう。

【補助金入金後にやること④】実施検査にきちんと対応する

補助金を受領したのちも実地検査を受けるケースがあります。

例えば処分財産の活用状況、事業の成果を確認されるので、実施検査を求められた場合はきちんと対応しましょう。

検査を拒んだり、不正や不当が発覚した場合は補助金を返金しなければいけなくなります。

以上長くなりましたが、事業再構築補助金の採択後から補助金入金後までの流れを説明いたしました。

実績報告書を書いたり、実施検査を受けたりなど、色々とやるべき事柄が待ち受けていますので、しっかりと対応していただき、補助金の名前の通り「事業を再構築」いただけると幸いです。

また、ティー・エー・リンクは書類の書き方や、認定の支援機関と連携して補助金申請のサポートをさせていただいております。

これまでも事業再構築補助金以外の申請サポートも行っており、

・ご自身の事業にあった補助金を活用したい

・補助金申請が初めてで、書類の書き方がわからない

・申請したいが公募要領の中身でわからないことがある

など、些細なお悩みからご相談可能となっております。

どうぞお気軽にお問い合わせより、お問い合わせください。

事業再構築補助金に採択された後の流れを解説！必要書類・手続きなど気になるポイントをご紹介